RENOUVELLEMENT DE L'APEL

Publié le par APEL

Le 1/10/2015,

L’APEL SAINT JOSEPH :

OU EN SOMMES-NOUS ?

L’ensemble du bureau actuel souhaite passer la main, et on en profite pour les remercier de leur investissement depuis de nombreuses années !

Une nouvelle équipe doit donc se mettre en place. Des parents sont partants pour constituer une nouvelle équipe, à condition qu'ils soient rejoints par d'autres parents pour davantage répartir les différentes actions menées tout au long de l'année. L'autre souhait est aussi de mieux se connaître entre parents, de partager en convivialité autour de l'école et de nos enfants.

Pour cela, plusieurs rôles sont identifiés et listés ci-dessous, dont un descriptif est précisé ensuite. Pour ces rôles, nous vous remercions de renseigner si vous seriez intéressés ou non:

Rôle

OUI

NON

Bureau

Commissions

(si préférences : …...............................................................)

Actions diverses proposées pendant l'année

Bureau:

  • président(e) + vice président(e)
  • trésorier(e) + trésorier adjoint(e)
  • secrétaire + secrétaire adjoint(e)

Commissions:

  • commission sponsors
  • commission lots
  • commission intendance
  • commission logistique/matériel
  • commission décoration
  • commission communication

Action ponctuelle proposée pendant l'année … ouverte aux propositions!

Nous vous invitons à échanger vos idées, nous sommes ouverts à toutes autres propositions d’organisation, mais surtout nous souhaitons que chaque poste soit pourvu le plus rapidement possible, afin de faire une passation entre l’ancien bureau et le nouveau.

Ne pensez pas que prendre un poste au niveau du bureau ou une commission vous engage dans un investissement important, c’est avant tout un travail d’équipe, nous parlons de binôme mais chaque commission peut s’organiser en «interne».

Nous restons à votre disposition pour toutes questions via l’adresse mail : apelstjoplouer@gmail.com .

Dans tous les cas merci de retourner vos réponses dans les cahiers pour le mardi 13 octobre

Nous proposons une réunion le vendredi 16 octobre, à la Cale de Ploüer, vers 20h00, pour échanger autour de cette proposition d’organisation (le 1er verre sera offert par l’APEL). Faites-vous connaitre pour plus d’informations !

D’un président/un vice-président :

La mission :

Le Président et le vice-président de l'Apel ont un rôle particulier à jouer pour établir et développer une bonne relation avec le chef d'établissement et avec l'ensemble des parents. Ils sont le porte-parole des parents auprès du chef d'établissement. En cas de problème entre un ou plusieurs parents et un enseignant, le président et ou le vice-président peuvent avec l'accord des parents concernés, en faire part au directeur et jouer un rôle de médiateur.

L'APEL peut aussi apporter son aide dans certains domaines pour dynamiser la vie de l'école par la participation aux activités proposées par l'établissement.

Enfin le président et le vice-président ont un rôle de représentation des parents auprès de la mairie en accompagnement du chef d’établissement.

D’un trésorier/un trésorier adjoint :

La mission :

Vous devez gérer dans sa totalité les mouvements de recettes et dépenses de l'APEL (règlements des factures, remise de chèques et espèces), ce qui implique la gestion du compte chèque.

Le travail se fait poste par poste, à savoir : les frais divers de l'école, les différentes actions menées, les investissements...)

Un bilan annuel reprend le détail de tous ces postes avec les résultats obtenus, une petite analyse devra être faite pour connaître les points positifs et négatifs.

Vous devrez régler les factures pour chaque action et faire les remises de chèques et versement d'espèces.

Vous devez prévoir et gérer les caisses des différents stands lors du spectacle des enfants mais surtout de la kermesse, qui est le moment le plus important de l'année en mouvement de trésorerie.

Tout cela n'est pas difficile mais demande de la rigueur et du sérieux.

D’un secrétaire/un secrétaire adjoint :

La mission :

En suivant une trame prédéfinie (la majorité des courriers existent déjà, l’appel vous les transmettra) ; vous devrez établir un planning à l’année et rédiger les mots qui circulent dans les cahiers (infos ou explications des actions…), les remerciements, les vœux de fin d’année, les courriers pour les divers achats…, aux sponsors, aux parents,… participant aux manifestations en lien avec l’école.

L’idée est d’être en lien avec les différentes commissions, afin d’anticiper leur besoin et leur démarche (ex : créer un mailing pour proposer les encarts publicitaires du billet de tombola, afin de facilité le démarchage des référents de cette commission.

Vous aurez en charge les comptes rendus de réunion, ces derniers peuvent être rédigés directement sur un ordinateur portable lors de la réunion, pour gagner du temps.

Nous proposons de former des binômes pour occuper différentes commissions, que l’on vous détaille ci-dessous :

Commission SPONSORS :

Leur mission : de janvier à mai :

Il s’agit d’agir auprès des commerçants, que vous connaissez/rencontrez pour vendre les encarts publicitaires des billets de tombola.

Vous serez le référent de cette commission (les parents pourront vous donner ou vous demander les informations (l’Apel détient déjà une liste de sponsors qui participent chaque année)).

Commission LOTS :

Leur mission : de septembre à mai :

Il s’agit de réunir ou de récolter le maximum de lots pour les différents stands de la kermesse, de repérer les promos dans les publicités.

Les parents responsables des stands de la kermesse se mettent en relation avec vous, pour vous faire connaitre leurs besoins.

Commission INTENDANCE :

Leur mission : Chants de noël – fête de l’école et kermesse

Il s’agit de gérer les stocks pour les denrées alimentaires et les boissons.

Commission LOGISTIQUE :

Leur mission : Chants de noël – fête de l’école et kermesse :

Il s’agit d’organiser une équipe de bénévoles pour l’installation des différentes festivités (mise en place des tables, chaises, des stands...)

L’Apel peut mettre à votre disposition une liste de parents bénévoles pour chaque manifestation.

Commission DECORATION :

Leur mission : Chants de noël – fête de l’école et kermesse :

En collaboration avec Mme MARO, vous devrez mettre en scène le thème de l’année.

L’Apel peut mettre à votre disposition une liste de parents bénévoles pour chaque manifestation.

Commission COMMUNICATION :

Leur mission : A chaque action, manifestation de l’école…

L’école a besoin de se faire connaitre et il est important de se faire voir dans les journaux dans le cadre des différentes manifestations.

Nous avons besoin d’un binôme, en lien avec le/la secrétaire et Mme MARO, pour maintenir un contact régulier avec la presse.

Pour cela l’Apel a aussi les contacts à vous transmettre.

Dans cette commission nous recherchons également des parents reporters pour alimenter en photos le blog de l’Apel. Il s’agit juste de couvrir les évènements importants de l’année.

L’APEL

Publié dans COMPTE RENDU

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